深圳市政府采购中心文书档案管理办法 政策咨询

　　为了使本中心文书档案工作在管理上更加规范化、制度化和程序化，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本单位的实际情况，制定本办法：

　　一、文书档案管理体制与人员设置

　　第一条  本办法所指文书档案是指本中心在公务活动中形成的，处理完毕后具有保存和查考价值的文件、图表、声像等各种载体的历史记录。

　　应当归档的文件材料任何人不得据为己有。

　　归档的文件应当是原件。

　　第二条  本中心的文书档案工作由综合部负责，实行集中统一管理。

　　第三条  由综合部文秘负责文书档案的日常管理工作。

　　第四条  档案工作人员的职责是：

　　1．负责组织本中心文书档案工作的开展，组织并监督本中心各部门文件材料及时完整归档。

　　2．负责对各类型文书档案的分类、鉴定、整理和编目、利用等工作。

　　3．定期向指定的档案馆移交应当由档案馆长久保存的档案。

　　二、文件材料的形成与归档

　　第五条  文件材料的归档范围。

　　应当归档的主要指能够反映本中心的历史面貌、职能活动以及对今后工作有查考与凭证作用的文件材料。

　　不应当归档的主要指普发性的，临时事务性的以及重份的文件材料。

　　第六条  对应当归档的文件材料应区分不同的保管期限，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。

　　第七条  归档时间定于第二年的上半年之内。

　　第八条  归档的文件材料必须齐全完整，字迹工整，手续齐备。

　　三、文书档案的整理与保管

　　第九条  归档的文件材料必须按照“年度—问题”或“年度—组织机构”的方法进行系统分类整理。

　　第十条  对于整理完毕的案卷必须抄写卷内文件目录、案卷目录，拟定案卷标题，区分保管期限。

　　第十一条  对于失去保存价值的档案的销毁应该建立齐备的手续。

　　1．登记需要销毁文件的份数及内容，建立销毁清册。

　　2．将需要销毁的文书档案注册登记并送报中心领导审批，同意销毁的，由中心领导在清册上签字，不同意销毁的则继续保存。

　　3．对于准备销毁的文件，应由两人以上负责监销，并由监销人在销毁清册注明“已销毁”字样。

　　第十二条  文书档案的保管条件必须符合“八防”要求，即防火、防盗、防光、防高温、防潮湿、防有害气体、防灰尘、防虫等。

　　第十三条  文书档案装具及包装材料必须实用、整洁、美观。

　　第十四条  对所保存的文书档案必须经常检查并采取相应的保护措施。

　　四、文书档案的利用与保密

　　第十五条  除党和国家及本单位仍处于机密状态的文件外，其他档案因工作需要都可为本中心人员提供利用。

　　第十六条  需要复印、摘抄文书档案，须由中心领导或综合部领导批准。借阅文书档案应当天归还，确实不能归还的，须由中心领导批准。

　　第十七条  利用者不得在文书档案上划线、圈点、折叠、涂改，违者将按有关规定给予处分。

　　第十八条  对于造成文书档案丢失、泄露机密、私自转借、私自公布文书档案内容的，则根据《档案法》的有关规定进行处罚。

　　第十九条  文书档案人员不得拒借属于借阅范围的文件，但对于不愿履行借阅手续的借阅者，则可以拒借并上报领导。