业务档案管理规定 政策咨询

　　为进一步规范和强化政府采购业务档案资料的收集整理，使业务档案管理更加规范化、制度化、科学化，结合中心工作实际，特制定本管理办法。

　　第一条  中心业务档案由专人管理。

　　第二条  按照“谁管理，谁负责”的原则，开评标人员在项目完成后要向档案管理员移交业务档案。在档案移交前，由开评标人员负责档案的真实和完整性，如有遗漏，开评标人员负责补齐方可移交，否则将追究其责任。移交并验收后，如有档案资料遗失，将追究档案管理员的责任。

　　第三条  细化档案整理。

　　1.各类需建档资料要求字迹清楚，必须打印或用钢笔填写，尽量保存原始资料；

　　2.各项目负责人在项目完成后，必须立即将资料按档案要求进行分类、归档、立卷、订册，装入档案盒并写明项目名称、项目编号、数量等，三个工作日内向档案管理人员移交，存入档案室统一保管；

　　3.每项业务档案必须在首页附详细的归档一览表即卷内目录，卷内目录应以项目资料形成时间为顺序，卷内档案严格依照统一规定的目录顺序排页装订，如有增加内容，要按照时间依次添加目录； 

　　4.卷内及所有表格要求填写的内容，必须填写完整，不得遗漏；

　　5.根据档案管理有关规定，存档资料统一用A4纸并装订整齐，纸张大小不足A4纸的，必须粘贴于A4纸上，不能出现散件掉件；

　　6.卷内所有档案必须从首页起逐页打印页码，同时要与目录标注页码对应；

　　7.每卷档案都必须在目录右上方列明项目责任人，目录末端要签署移交人、接交人和归档时间，以示对档案内容的真实性、完整性负责；

　　8.需以光盘形式存储的资料包括：开评标录像、项目详细信息、招标文件、投标文件、招投标编制软件等。同时增加光盘盘面小标签，小标签与光盘外封标签对应，开评标人员要认真填写相关内容，不得漏项，避免混淆。

　　第四条  档案管理员要严把入库关，接收档案时逐卷逐页认真查验，对档案内容不齐全、缺页少件或未签名等不符合档案要求的，不予接收，并退回开评标人员补齐后方可归档。

　　第五条  分管部长应经常抽查归档档案，确保档案管理规范及安全，不断提高档案管理质量。

　　第六条  查阅档案必须进行登记，填写调阅申请表，说明调阅档案的项目名称、日期、卷数及原因，经分管主任批准后，办理调阅手续。

　　第七条  借阅档案一般应当天归还，当天无法归还的，调阅者应对档案采取保护措施，并负有保管责任和义务。

　　第八条  凡归档资料不得随意涂改，调阅者不得在档案材料上划线、圈点、折叠、折页或形成其它损伤。

　　第九条  归还借阅档案时，档案管理人员应对档案的完好无损进行查验，双方签名。

　　第十条  对因调阅档案造成档案丢失、损坏、逾期不还者,调阅者应负全部责任。

　　第十一条  档案管理人员应妥善保管档案并为利用档案准备必要的检索手段，积极热情服务，不得拒借属于借阅范围的档案资料。