深圳市政府采购中心公文处理办法 政策咨询

　　为使中心公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高办文效率和质量，根据国务院《国家机关公文处理办法》等有关规定，结合我市政府采购工作的实际情况，制定本办法。

　　综合部是公文处理的管理部门，主管并指导中心的公文处理工作。

　　一、来文办理

　　(一)收文

　　综合部政工文秘组负责中心公文的收取、签收、拆封、核点和登记工作，各部门不得直接受理外单位正式来文。

　　1.取文。承办与市政府(文件交换站)之间的文件交换工作，安排专人每周定时取文。需直取的急件、密件必须及时取回。

　　2.受文。收取各单位邮寄或直送本中心的函件。    ．

　　3.拆封。收到函件应及时拆封，拆封时应仔细检查来件信封，防止漏拆和信封内留有余件。

　　4.清点。及时清点每件文件的份数，检查文件主件和附件等是否完整。发现漏盖公章、缺页、缺附件的请示性公文，应及时与来文单位联系，要求补齐。属于复印件、手写稿等不规范公文作退文处理。直取的密件、急件、传真件，要当面清点件数，办理签收。

　　(二)办文

　　1.分文。政工文秘组收到各单位的公文后，有关收文人员按以下类别分文、登记。登录应完整准确、字迹清楚。

　　(1)阅件。阅件是指各单位抄送本中心的公文和主送本中心参阅、知照、备案性质的公文。包括：

　　①财政部、广东省财政厅、市委、市政府等上级单位抄送本中心的公文，以及《信息快报》、机构设置、人事任免等属于知照、参阅性的公文。②本市各单位抄送本中心的公文，以及纯属知会情况或备案性质的主送公文。③有关单位通过传真发来本中心的、不必经过办文程序即可处理的传真件。

　　(2)办件。办件指纳入正常办文程序办理的公文。主要是：①财政部、省财政厅等上级机关颁发的要求本中心贯彻落实的文件，以及主送本中心的批复性公文和其他需要办理的公文。②市领导在阅件、各类刊物、重要来信以及有关部门直送市领导的公文上批示要求我中心办理的公文。③市委、市政府等上级单位主送本中心要求执行、落实、办理的公文。④市政府各委、办、局，各区政府采购中心，以及本市其他机关、企事业单位向本中心的请示报告等公文。⑤兄弟省、市及其他不相隶属的机关主送本中心并需要办理或回复的重要函件。⑥市政府有关部门以及其他平行机关要求与本中心联合发文的会签文稿。⑦有关主管部门以表格形式报本中心审批的公文。

　　2．登记。①登记方式。政工文秘组对阅件和办件进行登记，用《深圳市政府采购中心收(发)文登记簿》进行登记，并在来文首页上粘帖《深圳市政府采购中心阅文处理表》或《深圳市政府采购中心办文处理表》。②登记要求。登记应做到完整、准确、字迹清楚。来文单位应用规范全称。③转并处理。对有前文背景的公文，属于对办件的回复意见或办理情况的报告，要与前办件并号处理。如属对批示件的回复，应将回复与批示件并号处理。

　　3．拟办处理。综合部领导接到政工文秘组送来的文件后，应在仔细阅文的基础上，在《深圳市政府采购中心阅文(或办文)处理表》指明传阅范围，提出拟办意见。

　　(1)阅件处理

　　①确定传阅范围。急件或重要性来文先呈中心领导阅示后，送有关部门或有关人员阅知；一般业务性来文按业务归口直接送有关部门阅知。

　　②组织传递。综合部领导确定传阅范围后，政工文秘组及时组织传递。    ．

　　A．送中心领导和有关部门传阅的上级公文，按照“中心领导—各部门负责人”的顺序传递。内容重要且需要及时传阅的单份文件应在原件首页底端处或送阅单上注明分送范围，文件原件不再复印分送中心领导和各有关部门。

　　B．文件传递采取手工传递方式，每一传递环节都经政工文秘组登记、转传(办件应进行签收)；传递均应由政工文秘组负责登记文件的流向和退、转日期。

　　C．有附件或两件以上的一并处理的公文应用文件夹夹好后传递，文件从各流转环节退回时，应检查正文和附件是否完整，有无其他文件混夹等情况，避免文件在传递过程中拆散或流失。紧急公文和绝密文件应采用专用文件夹，设立标志，专人专送。

　　D．外寄文件。一般通过市政府文件交换站进行文件传递，或者使用专用信封，注明编号通过邮局寄送；重要的文件须通过机要通信部门邮寄；紧急公文通过电传或派人专送等方式送达。    ·

　　③后续处理。在传阅过程中如领导增批了传阅对象，根据实际情况按顺序传递，如新增传阅对象是外单位的，可复印一份转出。对传阅和处理结束的阅件，应按收文顺序进行整理，暂时保存在文件盒里。对传阅中较长时间未退回的文件，应适时进行催退。政工文秘组收到批示件后，应认真阅文，准确理解领导批示内容。如发现该领导的批示与其他领导在相同内容文件上的批示不尽一致时，应将前一份文件与后一份文件一并报送最后批文的领导，待领导有明确意见后再处理。

　　(2)办件处理

　　办件完成登记后，按以下程序处理：

　　①确定受理。从内容上审核来文所涉事项是否属于中心业务工作范围；审核来文是否符合行文规则；从客观上了解、分析来文有无特殊原因。对明显不符上述行文规范又无特殊原因的公文，各部门可提出退文意见报综合部领导审核后，作退文处理。对需要了解情况后才能作出判断的公文，由办文人员提出退文或作其他处理的意见。

　　②分办。对涉及到多个部门业务的来文，由综合部确定主办部门；对因分工不明确或内容复杂无法归口的来文，由综合部协调，确定主办部门；对所确定部门有异议的，由部门负责人及时签注意见，讲明原因，由综合部报请中心领导确定主办部门。对于市政府转办件、督办函、征求意见件、群众来信等则送交专人办理；对上级已主送(抄送)本中心阅办、市委(办)市府(办)又另转我中心阅而无实质性批示意见的来文，则直接归档。

　　③拟办要求。办文人员接到文件后，应在仔细阅文的基础上，了解掌握以下三个方面的情况：了解历史背景，了解横向情况，了解政策依据。提出拟办意见应注意以下问题：要根据文件的问题和要求，提出承办部门的具体办理意见，不要笼统写“请领导阅示”。如果文件内容涉及不同部门业务的，应先送有关部门提出意见后，再送中心领导批示。提拟办意见要注意把好政策关。拟办意见的表述，文字要准确、简明扼要，观点要鲜明。为便于领导决策，拟办意见要附上有关资料，供领导参考。

　　④呈批。办文人员提出拟办意见后，应按要求对送审的拟办公文加以整理，然后送有关领导审批。送审的拟办公文排列顺序为：《深圳市政府采购中心办文处理表》、各部门的书面意见、源起公文及其附件、需供领导参考的有关文件或资料。文件整理后即按以下程序送审：送部门负责人阅核，送分管中心领导审批，送主任审批。

　　⑤催督办。对于上级领导批请本中心提出意见，从速办理、严肃查处、需要报告办理结果的批示件，应及时综合有关材料上报。对催办件要按照时限要求及时催办。

　　二、发文

　　(一)公文种类

　　本中心的公文种类主要有：

　　1．决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

　　2.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　3.通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　4．通知。适用于批转下级部门公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。

　　5．通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　6．报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　7．请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

　　8．批复。适用于答复下级部门请示事项。

　　9．意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　10．函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　11．会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。  ．

　　(二)公文格式

　　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。

　　1．发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。

　　2．秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并注明保密期限，具体写法为“密级(保密期限)”。

　　3．紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

　　4．发文字号，包括中心代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

　　5．上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。

　　6．公文标题，应当准确简要概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　7．公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。草拟公文时，应将附件内容填写在专用稿纸的“附件”栏内。

　　8．公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。

　　9．成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。

　　10．字从左至右横写、横排。

　　11．公文各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》(GB／T9704—1999)国家标准执行。

　　12．公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。

　　(三)拟稿

　　发文处理包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等程序。凡以本中心名义发文，应按以下程序和要求处理：

　　1．把握行文字号

　　凡涉及整个中心和综合性工作的文件以“深府购[20××] ×号”的字号发文；涉及各种业务工作的文件及一般性函件以“深府购函[20××] ×号”的字号发文。

　　2．准确运用体例格式

　　(1)拟稿人应按照《国家行政机关公文处理办法》的有关规定拟稿。一是公文内容要符合党和国家以及市政府的有关规定，所涉及的法律问题和政策性问题要有确切依据，所提措施和办法要具有可操作性，观点和提法要准确。二是公文体例要符合行文规范和公文格式，文种的使用准确。三是对文字进行润色、修改，使其达到文字简炼、条理清楚、表述贴切、合乎逻辑，名称、术语、引文、数据准确无误，遣词造句、标点符合规范。

　　(2)主、抄送单位应根据公文的内容所涉及的范围确定，防止范围过宽或遗漏。

　　(四)核稿

　　拟稿人将文稿及其附件按本中心发文拟稿单、送审稿、原始草拟稿(或有关部门的代拟稿)、附有公文处理表的源起公文的顺序加以整理后送部门领导核稿。部门领导应对本部门的起草文稿进行认真核稿，确保文稿内容真实、观点明确、条理清楚、概念准确、文字精炼、书写工整、符合政策、切合实际。

　　(五)审稿

　　各部门草拟文稿经部门领导核稿后，须经综合部审稿。综合部审核应把好行文关，检查行文的必要性；把好内容关，检查行文的可行性；把好政策法规关，检查行文的合法性；把好文字关，检查公文的结构、语句、标点是否正确；把好体例格式关，检查文稿是否符合公文处理的有关规定。

　　一般业务性函件(如复函)由各部门自行审稿后直接送中心领导签发，不需要经过综合部审稿。

　　(六)签发权限

　　文稿经综合部审稿把关后，按签发权限送中心领导签发。

　　1. 以本中心名义向市政府及上级业务主管部门的请示、报告，以及有关方针、政策、规章等重大问题的公文，由中心主任或主任授权的中心领导签发。

　　2．已经中心党组会议或主任办公会议议定的事项和属于例行批准手续的事项，由主任或主任授权的中心领导签发。

　　3．本中心与不相隶属的平行机关联合发文时，应送有关发文单位的领导会签。

　　领导在审签公文时，应当明确签署意见、姓名和日期，签批公文一般使用钢笔、签字笔或毛笔，不能使用铅笔和圆珠笔。

　　(七)编号

　　领导签发后，由政工文秘组根据公文内容、分发范围等确定中心发文代字类型，并编写该文件的年号和发文序号。

　　(八)印发

　　1.打印。领导签发后，文件即送打字室打出清样，文件清样须经拟稿人校对准确后方可复印。一般性函件须套印“深圳市政府采购中心”红头，发文字号标注在函件标题的右下方。上报的公文，首页天头约占页面的三分之一，并在版头的右下方注明签发人。

　　2.盖印。除会议纪要外，公文应当加盖公章。联合上报或下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。

　　政工文秘组收到印好的公文后，应检查源起公文、发文草拟稿(或有关部门的代拟稿)、签发稿和附件是否完整，签发程序是否完备，发文字号是否准确，主、抄送单位名称是否规范，主题词是否正确等，确认无误后方可盖印。加盖印章的份数一般为该公文的主、抄送单位数和应归档数的合计数。

　　如需套印文件(300份以上)，办文人员需到政工文秘组办理套印登记手续并领取印模。文件套印完毕后，办文人员将印模交回政工文秘组销毁。

　　3.分发。发往外单位的文件由各部门或政工文秘组分发。一般应在24小时内发出。

　　三、归档

　　已办结的公文(包括函)由政工文秘组临时归档，年终统一正式归档，便函等业务性函件由业务部门自行存档。