深圳市档案局关于重新发布《关于印发〈深圳市电子文件归档及管理办法〉的通知》等4件规范性文件的决定

各有关单位：

　　根据深圳市人民政府办公厅《关于清理2002—2006年市政府部门规范性文件的通知》的要求，我局对2002年1月1日至2006年12月31日期间制定并以我局名义或者由我局牵头会同其他部门联合发布的规范性文件进行了全面清理。现决定重新发布《关于印发〈深圳市电子文件归档及管理办法〉的通知》等4件规范性文件。本次重新发布的规范性文件自重新发布之日起有效期为5年，到期自动失效。我局2002年—2006年期间制定发布的规范性文件(不含本部门行政许可实施办法)本次未重新发布的，今后不再执行。

深圳市档案局

二○一○年一月十一日

重新发布的规范性文件目录

　　1.关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知

　　2.关于印发《深圳市社区居民委员会档案管理规定》的通知

　　3.关于印发《深圳市物业管理区域档案管理规范》的通知

　　4.关于印发《深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)》的通知

 

深圳市档案局

关于印发《深圳市电子文件归档及管理办法》的通知

(2003年7月24日)

深档字〔2003〕83号

　　为了进一步规范我市电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》的有关规定，我局制订了《深圳市电子文件归档及管理办法》。现予印发，请遵照执行。

深圳市电子文件归档及管理办法

第一章 总 则

　　第一条 为了进一步规范电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》和《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》，制订本办法。

　　第二条 我市各级国家机关、团体、事业单位的电子文件归档及管理，适用本办法。

　　企业电子文件的归档及管理，可以参照本办法执行。

　　第三条 本办法下列术语的含义分别为：

　　(一)电子文件：以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的文件;

　　(二)归档电子文件：指经过鉴定具有保存价值的电子文件以及相应的支持软件参数和其他相关数据;

　　(三)在线式归档：指通过计算机网络，在不改变原存储方式和位置的情况下，实现电子文件向档案部门移交的过程;

　　(四)可卸载式归档：指将应归档的电子文件卸载到脱机载体上，向档案部门移交的过程;

　　(五)元数据：关于数据的数据，是一种信息资源组织和管理工具，它可以对文件进行详细、全面、规范的描述，保证电子文件能够被准确理解与有效检索，支持电子文件的管理、利用和长期存取。

第二章 组织管理与职责

　　第四条 市、区档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对市、区国家机关、团体、企事业单位产生的电子文件归档及管理实行监督指导。

　　第五条 各单位应建立电子文件归档管理制度，并指定能胜任工作的专门人员负责电子文件的归档及管理。

第三章 电子文件归档

　　第六条 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分均参照国家关于纸质文件归档的有关规定执行。

　　第七条 电子文件基本数据类型及其类别代码分别为：

　　(一)文本文件(Text，代码为T);

　　(二)图形文件(Graphic，代码为G);

　　(三)图像文件(Image，代码为I);

　　(四)视频文件(Video，代码为V);

　　(五)音频文件(Audio，代码为A);

　　(六)数据库文件(Database，代码为D);

　　(七)计算机程序文件(Program，代码为P);

　　(八)多媒体文件(Multimedia，代码为M)。

　　归档的电子文件应按本办法提供的《归档电子文件存储格式及载体》(参见附录一)选择存储格式和载体，存储电子文件的载体应标明载体编号、类别代码、密级、保管期限等。

　　第八条 加密的电子文件归档前应做解密处理，明文归档。

　　第九条 归档的电子文件中应包括《电子文件元数据表》(电子版，参见附录二)、电子文件机读目录、相关软件及其他说明等，并且要附上《归档电子文件登记表》(参见附录三)。

　　第十条 保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，必须制作至少一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。

　　第十一条 电子文件的归档可采用在线式归档方式或者可卸载式归档方式。

　　第十二条 电子文件在线式归档应符合以下要求：

　　(一)电子文件形成单位应当设定查询归档电子文件的权限;

　　(二)办理完毕的电子文件应由经办人及时注明标识;

　　(三)归档电子文件的物理地址应由网络管理人员存放在指定的服务器上，并采取备份措施。

　　第十三条 电子文件可卸载式归档应符合以下要求：

　　(一)归档电子文件应下载到本办法规定的载体上;

　　(二)经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;

　　(三)电子文件办理完毕后3个月内应进行归档。

第四章 归档电子文件的移交

　　第十四条 市档案移交单位应当于每年第一季度采用在线式归档方式或者可卸载式归档方式将上一年度应归档的电子文件移交给深圳市文件管理中心(以下简称市文件中心)。

　　各区档案移交单位暂将应归档的电子文件按上述要求移交给所在区档案馆。

　　第十五条 归档电子文件的移交内容包括归档电子文件、电子文件元数据表及有关材料。

　　专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，必须将专用软、硬件及相关技术资料送文件中心备案，并填写《专用软、硬件设备登记表》(参见附录四)。今后若采用新型软、硬件设备或系统升级，应当到文件中心办理相关手续，并在规定期限内移交原有软、硬件设备及相关资料。

　　第十六条 归档电子文件移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》(参见附录五)。检验表一式两份，一份由文件中心或档案馆归档保存，一份由电子文件形成单位保存。

　　第十七条 检测人员应检验下列项目：

　　(一)载体外观检验，如载体有无划痕、是否清洁等;

　　(二)病毒检验，如是否有病毒等;

　　(三)真实性检验，如电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与形成时的原始状况一致;

　　(四)完整性检验，如电子文件的内容信息、背景信息、结构信息等是否有缺损;

　　(五)有效性检验，如电子文件是否具备可理解性和可利用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等;

　　(六)技术方法与相关软件说明资料检验，如技术方法与相关软件说明资料等是否齐全。

　　第十八条 向市文件中心或各区档案馆移交的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地封存保管。

　　第十九条 市文件中心保管的电子文件经市档案馆鉴定后，其中具有永久保存价值的由市档案馆接收进馆。

第五章 归档电子文件的保管

　　第二十条 归档电子文件的保管应符合下列要求：

　　(一)归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层;

　　(二)归档载体应直立存放于防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中;

　　(三)环境温度控制范围是17℃—20℃，湿度控制范围是35%—45%。

　　第二十一条 归档电子文件有效性的保证措施：

　　(一)每满1年对电子文件涉及的形成单位和档案馆的设备更新情况进行一次检查登记;

　　(二)对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于40%，如果发现问题应及时采取恢复措施。

　　(三)设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，同时，原载体保留时间不少于3年。

　　(四)磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

　　第二十二条 市档案馆、市文件中心、各区档案馆、各单位档案部门应定期对电子文件的接收、利用和销毁等情况进行统计。

第六章 归档电子文件的利用与销毁

　　第二十三条 归档的电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

　　第二十四条 利用时使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守国家有关保密规定。

　　第二十五条 归档电子文件的销毁需编制销毁清册，并报本单位主管领导批准。

　　第二十六条 非保密电子文件可进行逻辑删除。属于保密范围的电子文件被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

第七章 附 则

　　第二十七条 本办法自2003年8月1日起施行。

 

 

附录一

归档电子文件存储格式及载体

　　(一)归档电子文件存储格式

基本数据类型	格式
数据库	DBF
文本	DOC WPS TXT PDF RTF
声音	MP3 WAV MIDI
图形	DXF
图像	GIF TIFF JPEG BMP XBM
视频	RM AVI MPEG-2 MPEG-4
网页	SGML HTML XML
幻灯片	PPT
课件	DRC
表格	XLS

　　(二)归档电子文件存储载体

载体名称	规格	用途
CD-R	650M	脱机保存
CD-RW	650M	数据交换
DVD-R	4.7G	数据交换
磁盘	软盘、硬盘	数据交换

附录二

电子文件元数据表

编号	元素类型	元数据元素	说明	元数 据值
1	标识符	分类号*	档案分类中的类目代号
2		全宗号*	分配给每个全宗的编号
3		文件号*	分配给每份文件的唯一识别编号
4	背景信息	文件形成单位*	形成文件的单位
5		文件责任者*	对文件形成承担责任的人
6		文件形成时间*	文件产生、签署和批准的时间
7		接收单位	接收文件的单位
8		接收人	对文件接收承担责任的人
9		接收时间	接收单位收到文件的时间
10		关联	对相关文件的参照
11		覆盖范围	文件内容体现的相关法律、时间性和/或地域性等特征
12		语种	记录文件内容所用的语言种类
13		使用日志	对文件使用情况的记录
14		文件标题*	表明文件的主题内容和性质
15		主题词*	描述文件主题的规范化词组
16		内容描述	内容摘要或文本描述
17		密级*	文件机密程度等级
18		用户权限	用户利用文件的限制或规定
19		保管期限	在采取处置行为前，文件必须保存的时间期限
20		处置授权机构	具有文件处置授权权利的机构
21		处置责任者	事实处置行为的责任人
22		处置行为	保管期限期满时对文件采取的处置行动
23		处置时间	对文件采取处置行为的时间
24		保存日志	文件长期保存中对所有操作日期及行为的记录和描述
25	结构信息	载体*	文件存储的物理性载体
26		载体规格*	关于载体的技术参数
27		数据类型*	关于文件数据的类别信息
28		数据格式*	构成文件的数据的逻辑格式
29		存储位置	文件存储的物理/逻辑位置
30		应用环境	文件创建时的硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）
			文件创建时的软件环境（操作系统、数据库系统、应用软件的型号、版本等）
31		加密方式	如何对文件进行加密的信息

　　注：凡标有*的为必选项，要求认真填写。

附录三

归档电子文件登记表

                                                                                                                                           第 页

文件编号	题名	形成时间	载体编号	保管期限	备注

附录四

专用软、硬件设备登记表

                                                         登记人：                                                                                              登记时间：

单位情况	单位名称		联系人		联系电话
	单位地址
设备环境特征	硬件环境（硬件设备名称、型号、制造厂商等）
	软件环境（软件型号、版本等）	操作系统
		数据库系统
		应用软件
电子文件特征	文件数据类型	○文本文件 ○图形文件 ○图像文件 ○数据库 ○声音文件 ○视频文件 ○表格 ○多媒体文件 ○其他
	文件格式（doc、dbf、pdf、txt、jpeg等）
其他相关资料	硬件相关资料（说明书等）
	软件相关资料（使用说明书等）
移交情况 登记	〇完整移交	移交时间
	〇不完整移交	移交时间
		不完整情况登记
备注

附录五

归档电子文件移交检验表

检验项目	检查情况
载体外观检验
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
技术方法与相关软件说明资料检验
填表人（签名）	年  月  日
审核人（签名）	移交单位	接收单位
	年  月  日	年  月  日
单位（印章）	年  月  日	年  月  日

深圳市档案局 深圳市民政局

关于印发《深圳市社区居民委员会档案管理规定》的通知

(2003年7月31日)

深档字〔2003〕87号

　　为进一步规范我市社区居民委员会档案的管理工作，保障其安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》和《中共中央办公厅、国务院办公厅关于转发〈民政部关于在全国推进城市社区建设的意见〉的通知》(中办发〔2000〕23号)的有关规定，结合我市社区居民委员会档案工作实际，我们制定了《深圳市社区居民委员会档案管理规定》。现予印发，请遵照执行。

深圳市社区居民委员会档案管理规定

　　第一条 为进一步规范我市社区居民委员会(以下简称社区居委会)档案的管理工作，保障其安全有效地利用，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》和《中共中央办公厅、国务院办公厅关于转发〈民政部关于在全国推进城市社区建设的意见〉的通知》(中办发〔2000〕23号)的有关规定，结合我市社区居委会档案工作实际，制定本规定。

　　第二条 本规定所称社区居委会档案，是指社区居委会在各项工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件及其它形式的原始记录。

　　第三条 社区居委会档案实行集中统一管理，任何部门和个人不得将其据为己有。

　　第四条 社区居委会应当加强对档案工作的领导，切实解决档案工作中遇到的实际问题。

　　第五条 社区居委会档案工作应当接受所在区档案行政管理部门的监督和指导。

　　第六条 社区居委会应当建立健全档案收集、保管、保密、借阅、鉴定、销毁等各项规章制度，并贯彻实施。

　　第七条 各类社区档案的收集、整理和提供利用，由社区居委会指定一名工作人员负责。该名工作人员应当具备档案专业知识，持证上岗。

　　第八条 社区居委会应当按照本规定附件所要求的归档范围完整地收集有关文件材料，并及时归档。

　　第九条 归档的文件材料，应当字迹工整。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要求的书写工具。

　　第十条 社区居委会文件材料应当在次年6月底前整理、归档完毕。

　　第十一条 归档文件应分类清楚、排列有序，保管期限划分准确，目录填写清楚。

　　第十二条 归档文件采用年度—保管期限—问题的分类方法进行分类和排列。

　　第十三条 社区居委会应当配备符合规范的档案装具，并确保档案的安全。

　　第十四条 社区居委会应当编制档案目录等检索工具，以方便利用。

　　第十五条 任何单位和个人不得损毁、出卖、涂改、伪造社区居委会档案。

　　第十六条 档案工作人员岗位变动时，应当按规定办理档案交接手续。

　　第十七条 本规定自印发之日起执行。

　　附件：深圳市社区居民委员会文件材料归档范围

附件

深圳市社区居民委员会文件材料归档范围

　　一、党务工作类

　　1.党总支(支部)年度工作计划、总结。

　　2.党总支(支部)会议记录。

　　3.党总支(支部)换届选举的通知、名单、议程、报告、选举结果。

　　4.党总支(支部)书记任职、委员分工的批复、通知。

　　5.优秀党员、优秀党组织的先进事迹、经验材料。

　　6.党员名册、年度统计报表。

　　7.党组织关系介绍信及存根。

　　8.党总支(支部)制定的各项制度、规定。

　　9.社区党员民主评议材料。

　　10.上级党组织颁发的需要贯彻执行的文件。

　　二、社区自治类

　　1.社区居委会工作总结、计划、会议记录、纪要、大事记。

　　2.上级机关颁发的需要贯彻执行的通知、规定、办法。

　　3.社区居民(代表)大会会议通知、议程、名单、工作报告、选举办法、选举结果及上级的批复。

　　4.社区居委会选举选票。

　　5.社区居委会制定的各项规章制度。

　　6.上级领导、人民代表视察、检查本社区工作的讲话、题词。

　　7.社区各类协会组织名单、章程。

　　8.社区居委会固定资产登记表。

　　9.报刊登载关于本社区的报道。

　　10.社区档案移交清册。

　　三、社区服务类

　　1.社区开展各项便民利民服务网点设施建设、服务材料。

　　2.养老保险、优抚、扶贫助残、特困户管理材料。

　　3.最低生活保障金发放名册、登记表。

　　4.下岗人员统计、再就业职工情况、再就业职工培训材料。

　　5.社区开展疾病预防、医疗保健、健康教育、卫生防疫工作的文字材料。

　　6.社区文化站、活动室等文化活动设施建设报告及统计表。

　　7.社区开展科普活动、知识讲座及文艺、健身、公益活动的材料。

　　8.社区环境整治、净化、绿化、美化工作形成的材料。

　　四、治安工作类

　　1.社区治安、综合治理工作计划、总结、报告及基本情况统计表。

　　2.警务责任区建设材料。

　　3.社区开展法制教育、民事纠纷调解工作的材料。

　　4.社区对刑满释放、解除劳教人员的帮教工作材料。

　　5.社区居民登记表、暂住人口登记表、出租房屋登记表。

　　五、计划生育工作类

　　1.社区计划生育工作计划、总结、报告。

　　2.暂住人口计划生育管理材料。

　　3.计划生育药品管理、技术服务材料。

　　4.各类计划生育统计报表。

　　5.社区居民婚姻状况材料。

　　六、会计档案类

　　1.各种会计凭证。

　　2.会计帐簿。

　　3.财务报告。

　　4.会计移交清册等其他文件材料。

　　七、声像档案类

　　1.历任社区领导的照片、底片、录音带、录像带。

　　2.上级领导来本社区视察、指导工作形成的照片、底片、录音带、录像带。

　　3.本社区召开的各种会议及文化、体育、庆典等活动形成的照片、底片、录音带、录像带。

　　4.本社区概貌及其所属基础设施的照片、底片、录音带、录像带。

　　5.社区管理的照片、底片、录音带、录像带。

　　八、实物档案类

　　1.各种锦旗、奖牌、奖杯。

　　2.各类荣誉证书。

 

深圳市档案局 深圳市住宅局^注

关于印发《深圳市物业管理区域档案管理规范》的通知

(2003年10月30日)

深档字〔2003〕150号

　　为加强物业管理区域档案的规范化管理，保障其有效利用，根据国家和深圳市有关档案管理和物业管理的法律法规，结合我市实际，我们制定了《深圳市物业管理区域档案管理规范》。现予印发，请参照执行。

深圳市物业管理区域档案管理规范

　　第一条 为加强我市物业管理区域档案的规范化管理，保障其有效利用，根据国家和深圳市有关档案管理和物业管理的法律、法规，结合我市实际，制定本规范。

　　第二条 本规范所称物业管理区域档案是指在住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理过程中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。

　　第三条 物业管理区域档案由物业管理单位依照本规范收集、管理。

　　市档案行政管理部门和市物业管理主管部门负责对全市物业管理区域档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。

　　第四条 物业管理单位应当明确专人负责物业管理区域档案的收集、整理、保管和提供利用。

　　档案管理人员应当具备档案专业知识。

　　第五条 物业管理单位应于每年3月底前将上一年度形成的反映本管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档，具体归档范围见附件。

　　第六条 物业管理单位应当建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。

　　第七条 物业管理单位应当把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序。

　　物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。

　　第八条 归档的文件材料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料应能耐久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要求的书写材料。

　　第九条 归档文件材料应当做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。

　　第十条 对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，销毁清册必须归档保存。

　　会计档案的鉴定销毁工作按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。

　　第十一条 物业管理区域的档案管理应当符合档案安全保管要求。暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。

　　第十二条 物业管理单位可以委托依法设立的档案中介机构开展档案整理、鉴定评估、业务咨询、软件开发、数字化加工等业务。

　　档案中介机构应当对委托人档案内容保密，未经委托人同意，不得擅自将档案向社会公开或提供他人使用。

　　第十三条 在物业管理区域档案中，业主住户资料及基建、设备等档案资料属于业主所有。开发建设单位在移交住宅区等物业时，应当向业主或物业管理单位移交有关工程建设、设施设备等物业管理所必需的档案，并办理移交手续。

　　第十四条 业主委员会在与物业管理单位订立书面的物业管理服务合同时，应当将档案管理作为合同内容，并在合同生效后向物业管理单位提供该物业的工程建设、设施设备、住户(用户)等档案供其使用。

　　第十五条 物业管理单位负责档案工作的人员在岗位变动时，应当办理档案交接手续。

　　第十六条 物业管理区域档案中涉及业主、住户(用户)管理的档案应当做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法规另有规定的除外。

　　第十七条 物业管理单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依照规定进行处理。

　　第十八条 市、区物业管理主管部门应当将档案管理列入住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理评优活动的内容。

　　第十九条 本规范自发布之日起实施。

　　附件：深圳市物业管理区域文件材料归档范围

^注 2004年我市机构改革，组建市国土资源和房产管理局，承接原市住宅局有关职能。2009年我市机构改革，组建深圳市住房和建设局，承接原市国土资源和房产管理局有关职能。

附件

深圳市物业管理区域文件材料归档范围

　　一、行政后勤管理材料

　　(一)行政综合：

　　1.物业管理处组织沿革、大事记及工作计划、总结。

　　2.管理处会议纪要、会议记录。

　　3.规章制度。

　　4.文秘、档案、印章管理记录。

　　5.文件、档案接收及移交、销毁清册。

　　6.物业管理发展规划、计划、总结。

　　7.物业管理的请示、批复、报告、通知等。

　　8.专题调查、调研、考察、普查工作材料。

　　9.物业管理区域验收、接管记录。

　　(二)接待宣传工作：

　　1.国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料。

　　2.专题新闻报道、采访、新闻发布会材料。

　　3.来访领导题词签名册。

　　4.来访者赠送礼品登记。

　　(三)劳资管理：

　　1.机构设置与人事管理规定。

　　2.员工花名册。

　　3.员工工资表、劳动工资表、员工考评记录。

　　4.用工合同台帐、社会保险记录。

　　5.员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩。

　　6.人员增补申请表。

　　(四)后勤管理：

　　1.固定资产登记册。

　　2.办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录。

　　3.行政办公设备领用、维修、报废记录表。

　　4.物料采购计划表、供方评价记录。

　　5.物料管理、盘点资料、调离人员移交清单。

　　6.水电管理、员工宿舍、车辆使用材料。

　　7.职工食堂管理材料。

　　8.区域通讯工具管理材料。

　　9.员工福利管理材料。

　　二、业主、住户资料

　　(一)业主住户入住通知、购房合同复印件。

　　(二)业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记。

　　(三)业主公约。

　　(四)租住户登记表。

　　(五)租赁物业清单、合同。

　　三、物业装修材料

　　(一)装修申请审批表。

　　(二)商铺楼宇装修审批表。

　　(三)装修违章处理通知单。

　　(四)装修税单。

　　四、业主大会、业主委员会材料

　　(一)业主委员会筹备、选举等材料。

　　(二)业主委员会的请示、报告、批复。

　　(三)业主委员会制度。

　　(四)业主大会材料。

　　(五)楼长评选、增补、改选记录。

　　(六)有关收支情况公告。

　　五、日常运行材料

　　(一)日常运行综合：

　　1.业主、住户问卷调查表。

　　2.员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录。

　　3.日常工作检查记录。

　　4.事务助理工作总结。

　　5.分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告。

　　6.家访表、联络单。

　　7.服务要求评审记录、车辆缴费换证记录。

　　8.突发事件处理记录、预防措施报告。

　　9.公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录。

　　(二)园林绿化：

　　植物档案及补种、病虫害检查、防治材料。

　　(三)保洁工作：

　　1.保洁队工具领用、维修、报废记录表。

　　2.保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表。

　　3.环境卫生消杀记录。

　　(四)治安工作：

　　1.治安队工具领用、维修、报废记录表。

　　2.治安事件处理记录。

　　3.带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表。

　　4.来访人员登记表、搬运放行记录登记表。

　　5.车辆进出登记表、异常车辆进出登记表。

　　(五)设备运行记录：

　　1.供水、供电设备汇总表、月统计表。

　　2.供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录。

　　3.电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表。

　　4.电梯故障(事故)处理单。

　　六、消防工作材料

　　(一)消防中心值班情况记录。

　　(二)消防设备月、季度检查记录表、维修记录表。

　　(三)消防设备运行记录表。

　　(四)消防安全检查记录表。

　　(五)火险隐患整改通知书。

　　七、创优资料

　　(一)国家级创优评比资料。

　　(二)省、市级创优评比资料。

　　(三)行业评比资料。

　　(四)企业内部创优评比资料。

　　(五)企业ISO9000认证及其它认证材料。

　　八、社区文化

　　(一)社区大型庆典、文化活动材料。

　　(二)社区文艺体育活动材料。

　　(三)团组织及青年文明号活动材料。

　　(四)社区科普教育、社会公益性活动材料。

　　(五)各类专题座谈会、学习参观考察活动材料。

　　(六)和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料。

　　(七)人文事件方面材料。

　　(八)员工文化生活材料。

　　九、会计档案

　　(一)原始凭证、记账凭证、汇总凭证。

　　(二)总帐、明细账。

　　(三)银行日记账、现金日记账。

　　(四)停车场机动车辆管理及收费记录、住户维修费记录、收费统计等会计月、季度报告。

　　(五)年度会计报告(决算)。

　　(六)会计档案移交清册。

　　(七)会计档案销毁清册。

　　(八)会计档案保管清册。

　　(九)其它。

　　十、基建档案

　　(一)工程竣工图

　　(二)土建综合材料、水电综合材料

　　(三)楼宇住房验收交接材料

　　(四)业主工程维修项目价格表

　　(五)公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料

　　十一、设备档案

　　供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料。

　　十二、人事档案

　　(一)聘用员工档案。

　　(二)专业技术人员档案。

　　(三)辞工员工档案。

　　十三、声像档案

　　国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料。

　　十四、实物档案

　　本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等。

 

深圳市档案局

关于印发《深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)》的通知

(2005年2月24日)

深档字〔2005〕26号

　　为进一步规范我市建筑工程文件收集归档与流向管理工作，统一建筑工程档案的验收标准，建立完整、真实、准确的建筑工程档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《建设工程质量管理条例》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关法律、法规，我局制定了《深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)》。现予印发，请遵照执行。

深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)

　　第一条 为进一步规范我市建筑工程文件收集归档与流向管理工作，统一建筑工程档案的验收标准，建立完整、真实、准确的建筑工程档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《建设工程质量管理条例》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关法律、法规，制定本办法。

　　第二条 新建、改建、扩建、续建、二次装修的民用建筑、工业建筑、线路管道、公用设施、人防设施、名胜古迹建筑等建筑工程文件的归档管理，适用本办法。

　　第三条 本办法所称建筑工程文件(以下简称工程文件)，是指在建筑工程活动中形成的各种形式的记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图、声像照片等。

　　本办法所称建筑工程档案(以下简称工程档案)，是指经过整理、立卷、归档的工程文件。

　　本办法所称流向管理，是指根据工程档案的凭证价值和利用价值对工程档案进行分类和分别保存的一种管理方式。

　　第四条 市、区档案行政管理部门和区城建档案行政主管部门(以下简称档案行政管理部门)按照职责分工，对工程文件收集归档和工程档案的流向管理工作进行检查与监督。

　　市城建档案馆和区城建档案室(以下简称城建档案管理机构)具体负责工程文件收集归档的日常业务工作，包括业务指导、工程档案预验收、工程档案的接收等。

　　第五条 参与建筑工程活动的各单位应当依照有关规定配备具备专业知识的档案管理人员，并建立健全工程文件的收集、移交、保管和借阅制度。工程施工现场应当依照有关规定配置安全保存工程档案必需的设施和设备。

　　第六条 建设单位全面负责工程文件的收集和归档立卷工作，并按照规定期限向城建档案管理机构移交工程档案。

　　建设单位在与工程招标代理、监理、设计、勘察、施工等单位签订协议、合同时，可以对工程文件归档的套数、质量、移交时间等提出明确要求。

　　监理单位依照有关规定对监理文件进行归档立卷，并及时移交给建设单位。

　　分包工程施工单位负责所分包工程范围的工程文件归档立卷，并及时向工程总承包施工单位移交。工程总承包施工单位负责本单位施工范围内的工程文件归档立卷，并对各分包工程施工单位的工程文件的收集归档工作进行检查、审核和汇总，及时向建设单位移交。

　　第七条 反映建设工程的重要活动、主要过程和工程场地原貌及现状的各种形式记录，均应收集齐全，整理立卷后归档。

　　建筑工程文件的具体归档范围(另发);市政工程文件的归档范围另行规定。

　　第八条 归档工程文件应当是原件。即遵循文件自然形成规律而生成的各种形式的原始记录。复写件、复制件不属于文件原件。

　　工程文件应当真实、准确、完整，签章齐全，签字人资格应符合相关法规和规范要求。

　　纸质工程文件整理立卷、竣工蓝图折叠、电子文件归档、声像照片归档参照国家、广东省和深圳市现行规范执行。

　　第九条 建设单位在组织工程竣工验收前，可提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，并由城建档案管理机构出具《建设工程竣工档案预验收意见书》。

　　预验收由建设单位组织，设计、监理、施工等有关单位项目技术负责人和档案人员参加。

　　第十条 建筑工程文件档案，按照管理流向的不同，分为“A类档案”和“B类档案”。

　　“A类档案”原件统一由城建档案管理机构保管，“B类档案”原件由建设单位保管。建设单位暂不具备保管条件的，应当完善保管条件，或可委托有保存工程档案资格的中介机构代为保管。

　　第十一条 建设单位应在工程竣工验收后3个月内，向城建档案管理机构移交一套完整的工程档案或进行备案。

　　建设单位因不可抗拒原因导致无法按期移交工程档案时，必须提前向城建档案管理机构提出延期移交申请，城建档案管理机构许可后可按照双方约定的时限移交工程案。

　　第十二条 建设单位向城建档案管理机构移交“A类档案”时，应提供以下资料：

　　(一)整理立卷的“A类档案”原件1套;

　　(二)《建筑工程竣工档案预验收意见书》(原件，组织建筑工程档案预验收的提供);

　　(三)工程档案移交书(另发)一式3份。

　　第十三条 建设单位向城建档案管理机构备案“B类档案”时，应提供以下资料：

　　(一)《建筑工程竣工档案预验收意见书》(复印件);

　　(二)《深圳市分流管理工程档案备案信息表》(另发)一式3份;

　　(三)委托保存工程档案中介单位的资格文件(复印件);

　　(四)工程档案委托保存合同(复印件)。

　　第十四条 违反本办法有关规定，提供不真实、不准确工程档案，造成利用者经济损失的，应当承担相应的经济赔偿责任。

　　第十五条 违反本办法有关规定，造成工程档案原件丢失和损毁的，由档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条、第二十九条处罚。

　　涂改、伪造工程档案的，由档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》第二十四条、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条处罚。

　　未按照法定时限或约定时限向城建档案管理机构移交工程档案或备案分流工程档案信息的，由档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》第二十四条、《建设工程质量管理条例》第五十九条处罚。

　　第十六条 本办法自2005年4月1日起施行。