深圳市人民政府办公厅转发市档案局关于在机构改革中加强档案管理的意见的通知

　　 市档案局《关于在机构改革中加强档案管理的意见》已经市政府同意，现予转发，请认真贯彻执行。

深圳市档案局
（二○○四年五月二十四日）

　　 我市深化行政管理体制改革试点方案已经省委、省政府批准实施，为妥善处置机构改革中机构变动部门和单位的档案，确保其完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》及中央、省关于在机构改革中加强档案管理工作的要求，结合我市实际，提出以下意见：
　　 一、凡机构变动的部门和单位在机构改革中必须认真做好档案的收集、整理、保管、利用和清理、交接工作，并按规定向市、区档案馆移交，任何部门和个人不得私自带走、留存和销毁、转移档案。
　　 二、凡新设置的部门和单位应按照《档案法》的要求，建立健全各项档案管理规章制度，明确档案工作人员，创造必要的档案保管条件，并认真做好档案的形成、积累、归档、保管和提供利用工作。
　　 三、市、区机构变动的部门和单位的档案，其归属和流向按以下规定执行：
　　 （一）机构改革中被撤销的部门和单位（包括临时机构），原档案全宗终止，其档案原则上全部向同级档案馆移交；确因工作需要，经同级档案局同意，可由其职能归属的主要部门或单位代管，不得分散。
　　 （二）由两个或两个以上的部门或单位合并成立新的部门及单位，其档案原则上移交同级档案馆；或经同级档案局同意，由新组建的部门或单位单列全宗保存和利用。
　　 （三）一个部门或单位的职能和内部机构分解到两个以上部门或单位时，或分解后与其它部门或单位重组成新机构的，其档案不得分散，应作为一个全宗移交同级档案馆；或经同级档案局同意，由继承原部门主要职能的部门或单位单列全宗保存，并同有关部门或单位商定该部分档案的共同利用及其它问题。
　　 （四）主要职能不变，只是部分职能和内设机构划给其它部门或单位的，其档案由原部门或单位继续保管，不得分散。如果接收部门或单位需要利用这部分档案，可借用或复制。
　　 （五）机构保留但名称变更或职能与业务范围变动以及隶属关系发生改变的，其档案仍由该部门或单位继续保管，不得分散。
　　 四、机构变动的部门和单位应根据上述规定，提出本部门或单位档案归属与流向的处理意见报同级档案局。档案部门要按照档案法律法规和有关文件精神，加强机构改革中档案工作的执法监督，及时掌握各有关单位档案管理变动情况，做好组织、协调、指导和接档进馆工作。
　　 五、凡向同级档案馆移交的档案，应符合档案馆的接收标准，按规范要求进行系统整理，并附有关档案检索工具和大事记、组织机构沿革、全宗介绍等资料。
　　 六、机构变动的部门和单位在机构变动前后的档案全宗划分，由同级档案馆会同有关部门或单位研究后确定。
　　 七、在机构改革中，凡发生档案归属争议等问题的，有关单位应及时向档案行政部门和主管部门报告，共同协商，妥善处理。