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各部门：
经局领导同意，现将《综合档案接收进馆业务流程》和《城建档案接收工作流程》印发给你们，请遵照执行。
附件1：综合档案接收进馆业务流程
2：城建档案接收工作流程
附件l：
综合档案接收进馆业务流程
一、接收利用部于每年3月份前制订周期性的档案接收进馆计划，接收进馆计划同时报局领导、监督指导处、信息技术处和档案保管部。
二、每年3月份前向有关单位下发档案移交进馆工作安排，提出具体的初检、复查和档案进馆曰期。
三、4月份，接收利用部举办档案移交进馆专题培训班。
四、按照档案接收进馆计划成立由接收利用部和信息技术处组成的联合检查组，对照监督指导处出具的《深圳市市属机关、团体、事业单位档案工作年度检查意见书》和《关于档案分类方案审定意见的通知》，对需进馆档案(包括纸质、电子、声像、实物档案)及检索工具、编研资料等进行初检，接收利用部负责抽查纸质和声像档案的归档质量，信息技术处负责抽查电子目录和电子文件的归档质量，抽查率为30％。如对其中归档和整理质量有较大异议的，与监督指导处商议整改办法，由接收利用部综合各部门意见对存在的问题提出书面整改意见。
五、按整改意见规定的时间对移交进馆档案进行复查。
六、经复查，案卷质量、检索工具和编研材料符合进馆要求的，发出《深圳市档案馆接收档案通知书》，并按通知书规定的时间接收档案进馆。
七、将接收档案进馆的具体时间和档案数量以书面形式迫知档案保管部。
八、档案移交单位按《深圳市档案馆接收档案通知书》，在规定的时间将档案实体、书本目录、电子目录和编研材料送8楼档案接收利用窗口，由接收利用部清点移交档案、目录和编研材料数量。
九、接收利用部填写《交接档案情况登记表》，并在接收档案后3个工作曰内将档案移交档案保管部(声像档案交信息技术处)。档案保管部(信息技术处)清点核对无误后，在5--20个工作曰内告知接收利用部，由接收利用部与移交单位办理档案接收进馆手续。
十、档案保管部在清点档案过程中如发现档案实体与目录数量不符，将存在问题以书面形式告知接收利用部，由接收利用部通知移交单位进行整改。整改合格后再由接收利用部办理接收进馆手续。
十一、接收利用部接收电子目录后3个工作日内书面通知信息技术处，由信息技术处进行病毒检测并导入数据，数据导入后由接收利用部进行电子目录和书本目录的核对
(200条／每天)，数据核对无误后填写《电子目录交接表》，由信息技术处5个工作曰内将核对后的电子目录导入馆藏系统。
十二、接收的实物档案由接收利用部填写《收集／交接档案情况登记表》，3个工作日内移交档案保管部。
附件2：
城建档案接收工作流程
一、档案登记
移交单位携拟移交档案和“档案验收意见书”、“移交意见书，，至档案局文件接收利用大厅。
(一) 初次送审项目填写《工程档案接收核查登记表》。
(二) 复审项目填写《工程档案复审登记表》并转入流程三。
二、项目著录
接收人员将拟移交档案的工程信息和送审信息录入《城建档案业务管理系统》，系统自动生成项目档案编号，接收人员将此编号填写在移交书上。
三、接收核查
接收人员使用《城建档案接收核查表》(附件一)对档案实体进行检查并逐项填写，最终形成核查意见，并将主要内容录入业务管理系统的“审核意见”栏。
(～) 归档质量合格，办理接收进馆手续。
(二) 归档质量不合格，移交单位对整改意见无异议，现场退回移交单位整改，并将检查意见通报监督指导处。
(三) 归档质量不合格，移交单位对整改意见有异议，移交单位向监督指导处申请复议。自收到复议申请起，监督指导处在两个工作日内出具复议意见。
(四) 缺件实行分级审批制度，依照《须提交局领导批复的房建和市政工程缺失文件清单》(附件二)执行。
(五) 因缺件或对整改意见有异议，移交单位不愿取走档案的，接收人员打印“档案送审登记卡’’交移交单位，作为临时存放的依据。监督指导处在当日下午五时前与接收利用部办理临时存放档案的交接。
四、接收进馆
接收人员清点档案无误，填写《“城建档案业务专用章”用章审批表》，经部领导审核签字后，在移交书上签名并加盖印章。
五、入库交接
接收人员填报《工程档案入库交接登记表》，一式两份，在每个工作日的下午五时与保管部工作人员进行档案的入库交接。移交人和接收人逐卷核对无误后在交接登记表上签名，两个部门各存一份。
六、月结报告
每月的第一个工作日，部门分管负责人向部领导提交上月的月结报告，对工作情况进行汇总、回顾与分析。报告以城建档案接收工作为主要内容，兼顾工程验收备案信息和档案查询利用的重要事项。月结报告经部门审定后提交局领导。
附件二
须提交局领导批复的房建和市政工程缺失文件清单
1．计划批文。
2·土地合法使用文件。包括：用地合同、红线界点报告、用地规划许可证。
3·规划审批文件。包括：设计审查意见、规划许可证。
4·专业职能部门审批文件。包括：消防、燃气、环保、特种设备审图意见。
5·合同文件。包括：勘察、设计、监理、施工合同。
6·施工许可文件。包括：施工许可证、桩基础提前开工证。
7．变更汇总表及对应的变更文件。
8·对应结构整体的功能性检测资料。
9·工程验收文件。包括：中间验收、分部验收、竣工验收、工程质量评估报告、工程质量监督报告。
10．规划验收文件。包括：规划验收合格证、竣工测量及建筑面积测绘。
II．专业职能部门验收文件。包括：消防、燃气、电梯、环保验收合格证。
12．竣工图及Autocad电子文件。
13．结算文件(政府工程)。
以上文件如存在缺失，建设单位应提交情况说明和承诺书，经局领导批复后方可办理移交手续：除此之外的其他文件缺失，建设单位应提交承诺书和必要的说明，经处室领导批复后办理移交手续。交通、水利、电力等行业工程项目归档文件缺失参照本文办理。
粤公网安备 44030402001126号
